Plus de patients, moins de pression

Smartemis a optimisé les systèmes d’une clinique et modernisé ses outils, permettant à l’équipe de gagner du temps et de se développer sans s’épuiser.

NOTRE PARTENAIRE

Une clinique vétérinaire moderne située dans une ville de taille moyenne en pleine croissance, dirigée par deux vétérinaires engagés et une petite équipe soudée composée d’assistants, de stagiaires et de personnel d’accueil.

LE DÉFI

La clinique était en plein essor. Les patients affluaient et les comptes étaient bons. Mais en coulisses, la pression montait. Les vétérinaires devaient porter trop de casquettes — gestion de la facturation, des plannings et des stocks en plus des soins aux patients — soit l’équivalent d’un, voire deux emplois supplémentaires. Leur logiciel moderne de gestion de cabinet disposait pourtant des outils nécessaires, mais personne n’avait le temps d’apprendre à les utiliser. L’efficacité a chuté. Les tâches administratives se sont accumulées, les heures supplémentaires sont devenues la norme et le burn-out se profilait.

Comme l’a exprimé l’un des vétérinaires associés, le travail administratif n’ajoutait pas seulement des heures, mais aussi du stress. Et leurs journées étaient déjà sous forte pression au-delà du travail clinique : « de la part des patients, de l’équipe et des autorités avec une paperasse interminable… Ce n’est pas pour cela que nous avons fait des études vétérinaires. »

LE TOURNANT

C’est à ce moment-là que Smartemis est intervenu. Sans promesses excessives, mais avec une première visite sur site. En observant les opérations quotidiennes, l’équipe a identifié précisément où les outils numériques n’étaient pas exploités de manière optimale et comment y remédier. Elle a ensuite élaboré un plan sur mesure pour fluidifier les processus, exploiter pleinement le potentiel du logiciel et libérer du temps.

En parallèle, l’équipe marketing de Smartemis a pris en main le site web obsolète de la clinique et a conçu une campagne de recrutement pour attirer des assistants vétérinaires qualifiés — un défi que la clinique n’avait pas réussi à relever seule.

Un vétérinaire décrit ainsi l’impact de cet accompagnement :« Je crois en l’importance de faire confiance à des spécialistes — je suis spécialiste en médecine vétérinaire, c’est pour cela que les patients viennent me voir. En tant que vétérinaires, nous ne sommes pas à l’aise avec la communication. Nous ne connaissons pas le marketing. Avant, avec une clinique bien située en ville, on pouvait s’en passer. Ce n’est plus le cas aujourd’hui… C’est pourquoi je fais confiance aux experts marketing de Smartemis. »

LA TRANSFORMATION

Les résultats sont apparus rapidement, avec des gains concrets visibles et ressentis par toute l’équipe. L’efficacité a fortement augmenté. Les erreurs de facturation ont diminué de 12 %. La planification est devenue plus fluide, permettant à chaque vétérinaire de gagner environ 90 minutes par jour. Les tâches administratives n’empiétaient plus sur les soirées et les week-ends. Les vétérinaires ont pu se recentrer sur les soins aux patients. Et grâce à un nouveau site web et à une marque employeur renforcée, la clinique a enregistré une hausse de 10 % des demandes de nouveaux patients et a rapidement commencé à recevoir des candidatures de qualité d’assistants qualifiés.

Comme l’a résumé l’un des vétérinaires :« Dans des domaines comme la gestion de cabinet, le marketing ou les ressources humaines, certains vétérinaires ne réalisent même pas à quel point ils pourraient s’améliorer. »

PERSPECTIVES

Avec des systèmes désormais fluides et une équipe soulagée, la clinique est prête pour une croissance durable. Les vétérinaires peuvent se concentrer sur leur vocation — prendre soin des animaux — tandis que l’activité fonctionne plus efficacement que jamais. Ils ne subissent plus la croissance, ils la maîtrisent.

Ce n’est pas seulement une réussite opérationnelle. C’est aussi une source de fierté professionnelle et de liberté personnelle. Comme l’a confié l’un des vétérinaires :« Maintenant que j’ai plus de temps pour réfléchir à l’avenir de la clinique… et au mien. J’ai suivi une formation en acupuncture… je me projette… parce que je pense que c’est plus facile (pour le corps) de pratiquer l’acupuncture que le travail clinique classique. »